Wielu początkujących przedsiębiorców zadaje często pytanie, czy muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli popularnie nazywaną kilometrówkę. Zazwyczaj kojarzą to z czasochłonnym procesem rejestrowania przebiegu i utrzymywaniem sporej dokumentacji. Jak jest w rzeczywistości?
Ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby PIT a VAT
Aby precyzyjnie odpowiedzieć na główne pytanie najpierw trzeba ustalić, w jakich celach miałaby być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Kilometrówka na potrzeby PIT zazwyczaj jest prowadzona wtedy, gdy do celów firmowych wykorzystywany jest pojazd prywatny. W przypadku kilometrówki na potrzeby VAT prowadzi się ją dla pojazdów osobowych, które stanowią środek trwały i są wykorzystywane tylko w celach firmowych. W przypadku pojazdów ciężarowych nie ma ograniczeń co do rozliczania kosztów, a co za tym idzie – nie ma potrzeby prowadzenia kilometrówki.
Sposób rozliczania się z Urzędem Skarbowym a kilometrówka
W przypadku, gdy przedsiębiorca wykorzystuje pojazd prywatny w prowadzonej działalności oraz rozlicza się z fiskusem na podstawie ryczałtu lub w formie karty podatkowej, nie musi on prowadzić kilometrówki. Podatek w tych sposobach rozliczania się z fiskusem jest wyliczany od całego, niepomniejszonego o koszty dochodu.
To muszę czy nie muszę prowadzić kilometrówki?
Jeśli w powyższych akapitach Twoja sytuacja nie została określona, oznacza to że jeśli chcesz rozliczać koszty paliwa i eksploatacji pojazdu, to musisz prowadzić kilometrówkę. Ważne jest, aby poprawnie określić na jakie potrzeby kilometrówka musi być rozliczania – ewidencja na potrzeby PIT posiada nieco inne informacje od wersji na potrzeby VAT (w przypadku VAT musi być rejestrowany dokładny stan przebiegu pojazdu, natomiast w kilometrówce PIT tylko liczba przejechanych kilometrów).
Młodzi przedsiębiorcy zazwyczaj na początku swojej biznesowej kariery wspierają się pojazdami, które już posiadają – czyli wykorzystują te, których używają do celów prywatnych. W takim przypadku warto prowadzić kilometrówkę na potrzeby PIT – dzięki temu można odliczyć 50% kosztów związanych z pojazdem, ale nie więcej niż wynika z limitów kilometrówki. W przypadku kilometrówki PIT występuje przelicznik pokonanych na potrzeby firmy kilometrów, który ogranicza maksymalną kwotę, jaka może zostać odliczona.
Czy prowadzenie kilometrówki jest trudne?
Prowadzenie samodzielne kilometrówki może przysporzyć wielu problemów. Trzeba wiedzieć jakie dokumenty przygotować, spisywać pokonane kilometry i przepisywać je do ewidencji, pamiętać aby w odpowiedniej kolejności utrzymywać listę przejazdów itd. Istnieje jednak bardzo proste rozwiązanie tego problemu – kilometrówkę na potrzeby PIT można w łatwy i szybki sposób prowadzić za pomocą naszej aplikacji kilometrowka-online.pl, która jest całkowicie bezpłatna. Wystarczy w niej podać tylko informacje o trasie i pokonanej ilości kilometrów, a pod koniec miesiąca wygenerować plik z podsumowaniem ewidencji. Przekonaj się już dzisiaj jakie proste może być prowadzenie kilometrówki w naszej aplikacji!